Charte d'identitovigilance

Charte d'IdentitoVigilance

 

1. Les acteurs concernés :

Les professionnels concernés sont ceux qui prennent en charge le patient ou qui interviennent sur tout ou partie de ses données médico-administratives.

 

2. Les instances d’identitovigilance au sein des structures de santé

  • L’Autorité de Gestion des Identités (AGI) qui définit la politique d’identitovigilance au sein de la structure.
  • La Cellule d’IdentitoVigilance (CIV) qui met en œuvre la politique d’identitovigilance
  • Le Référent IdentitoVigilance qui est l’interlocuteur privilégié pour toutes les questions relatives à l’identitovigilance

 

3. L’identité au sein des structures de santé :

Chaque structure de santé dispose d’un référentiel unique d’identité qui garantit la cohérence des données d’identités des patients tout au long de leur prise en charge.

 

a. Le recueil de l’identité :

Une identité est considérée comme valide si une pièce d’identité validante a été présentée lors de l’enregistrement du patient.

Les pièces d’identité validantes à l'exclusion de tout autre sont :

  • La carte nationale d’identité ou une pièce d'identité officielle pour les ressortissants étrangers,
  • Le passeport français ou étranger pour un ressortissant étranger,
  • Le titre de séjour,
  • La carte de résident.
  • Le livret de famille pour les mineurs ne possédant pas de pièce d’identité.

 

b. Les traits stricts :

Les traits stricts correspondent aux traits minimums nécessaires à l’identification d’un individu et utilisés pour un rapprochement d’identités. La saisie des traits stricts est obligatoire dans chaque domaine d’identification pour procéder à l’inscription du patient.

Ce sont :

  • le nom de naissance ;
  • le prénom ;
  • la date de naissance ;
  • le sexe ;
  • la commune de naissance (pour les patients nés en France) ;
  • le pays de naissance (pour les patients nés à l’étranger)

 

c. Les règles de saisies :

L’instruction DGOS/MSIOS/2013/281 du 7 juin 2013 définit les règles de saisie à appliquer et précise que le nom de naissance doit être utilisé pour l’identification et la recherche dans les systèmes d’information des établissements de santé.

Les caractères autorisés sont les 26 lettres de l’alphabet, les chiffres de 0 à 9 pour les dossiers anonymes.

 

 

  • toutes les saisies sont faites en lettres majuscules ;
  • sans accentuation ;
  • sans ponctuation : utiliser un espace pour remplacer les (‘) et les (-) ou (- -) ;
  • sans aucun caractère particulier (exemple : ç, ä, â interdits) ;
  • sans abréviation.

 

d. Les modifications d’identité :

Les modifications d'identité doivent être réalisées au vu d'une pièce d'identité validante conformément à la procédure du recueil d’identité.

Chaque structure de santé, au travers de son AGI, doit désigner le service autorisé à modifier les identités et mettre en place une procédure pour rééditer les étiquettes et le bracelet d’identification.

Toute modification d'identité doit être diffusée, par des moyens garantissant une traçabilité (messagerie interne, fiche d'évènement indésirable, …), aux acteurs concernés.

e. Les rapprochements d’identités :

L’utilisation d’un logiciel ou d’un module d’identitovigilance est recommandée.

Chaque structure de santé, au travers de son AGI, doit désigner le service autorisé à rapprocher les identités, définir les critères de rapprochement, mettre en place une procédure pour fusionner les dossiers patients et rééditer les étiquettes et le bracelet d’identification.

f. La photographie :

Lors de son admission à l’ATUP-C chaque patient est photographié.

Cette photographie apparait dans le dossier patient informatisé et permet de s’assurer de son identité à chacune de ses venues.

4. La formation :

La formation à l’identitovigilance et aux procédures définies localement est prévue et tracée pour les personnes concernées.

Les patients doivent être sensibilisés à l'identitovigilance par voie d'affichage et au travers du livret d’accueil.

 

5. La sécurité et confidentialité :

Les autorisations d’accès et les matrices d’habilitations sur les différents applicatifs gérant l’identité du patient sont validées par l’AGI dans le respect des orientations nationales en termes de niveaux d’accès par catégories de professionnels.

Les personnels des établissements ayant accès aux données du SIH sont soumis à une obligation de confidentialité (secret professionnel).

 

6. Les indicateurs :

Le suivi des indicateurs qualité permet d’évaluer et d’améliorer la performance du système. Les indicateurs qualités recommandés par la présente charte sont les suivants :

  • Le taux de doublons créés
  • Le taux de doublons de flux détectés
  • Les taux de Fiche d’évènements indésirables codifiés selon le classement de la HAS** relatives à l'identification primaire et secondaire des patients
  • Taux de formation du personnel

 

Le guide de référence de l’identitovigilance

Le guide de référence de l'identitovigilance peut être téléchargé sur le site du GRIVES (http://www.grives-paca.org) ou celui de l'ARS PACA (http://www.ars.paca.sante.fr)

 

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